Entrer en communication avec le service relation client par mail

Une communication simplifiée, fluide et bien plus rapide

Vous préférez les interfaces écrites pour entrer en contact avec le service clientèle ? Oubliez le papier, le stylo, les enveloppes et les timbres : bienvenue au XXIème siècle ! Si vous avez le choix, nous vous conseillons de privilégier la prise de contact par courrier électronique qui est une alternative parfaite à la voie postale. En effet, ce mode de communication moderne présente bien plus d’avantages que la lettre manuscrite expédiée et acheminée par les services postaux de La Poste. Tout d’abord, le courriel est tout-à-fait gratuit. Vous n’avez pas besoin d’enveloppe ou de timbres postaux pour l’envoyer, mais uniquement d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone et d’une connexion à internet. Il est vrai que, comme ça, ça peut sembler beaucoup. Mais, de nos jours, presque tout le monde possède ces outils technologiques à la maison. Il est donc bien plus simple d’envoyer un e-mail qu’une lettre puisque vous pouvez le faire en passant par plusieurs supports différents et où que vous vous trouviez. Une fois votre requête rédigée, vous pouvez l’expédier à plusieurs destinataires à la fois en indiquant plusieurs adresses mail ou bien en copiant et en collant le texte dans plusieurs envois distincts.

Une communication plus simple, mais…

Parce que oui, il y a un « mais ». Le courrier électronique est un support de communication qui requiert tout de même de respecter quelques codes. Moins exigeant que la lettre manuscrite, l’e-mail doit suivre quelques règles de bon sens. Effectivement, les échanges sont moins codifiés sur internet. Toutefois, nous vous demandons de bien vouloir soigner votre orthographe, le ton employé, mais également la mise en page de votre texte. Un message aéré, découpé en paragraphe, concis et ponctué de formules de politesse sera toujours plus agréable à lire pour la personne qui sera chargée de vous répondre.

Vous devez préciser la thématique de votre requête en remplissant la section « Objet ». En un coup d’œil, l’agent du service client doit comprendre de quoi il est question dans votre mél. Exposez la situation et ce que vous attendez de la part des membres du service client : un remboursement, la reprise du produit ou encore un échange, pour ne citer que ces quelques exemples. Vous avez la possibilité de joindre des pièces complémentaires afin d’illustrer vos propos ou d’apporter des preuves de ce que vous avancez. Renseignez tous les éléments qui pourraient servir au traitement de votre demande : un numéro de client, une référence de commande, le numéro de série d’un article, la date de votre commande, la copie d’une facture, etc.

À la fin de votre message, n’oubliez pas de signer en indiquant votre nom et votre prénom. De plus, nous vous invitons à laisser vos coordonnées, comme c’est le cas pour un courrier manuscrit en haut de la page, et à préciser par quel moyen vous désirez être recontacté : par téléphone ou par e-mail généralement, par courrier écrit plus rarement.

À quelle adresse envoyer mon mél ?

Votre demande est rédigée, vous devez maintenant l’expédier. Oui, mais à quelle adresse ? Rendez-vous sur le site internet de l’enseigne que vous voulez approcher par l’intermédiaire de cet e-mail. Cette donnée, tout comme le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse postale ou encore le formulaire de contact, se trouve dans un onglet nommé de cette façon : « Contactez-nous », ou tout autre nom similaire à celui-ci. S’il s’agit d’une petite entreprise, il se peut que toutes les coordonnées soient communiquées en bas de la page principale. En revanche, s’il est question d’une multinationale, nous vous prions de bien vouloir jeter un œil dans les mentions légales afin de dénicher tous les contacts dont vous avez besoin. Ces grands groupes possèdent bien souvent plusieurs sections d’un même service client et donc plusieurs adresses électroniques distinctes. Essayez de trouver celle qui se rapproche le plus à votre demande. Dans le doute, vous pouvez toujours envoyer votre courriel à toutes les adresses que vous avez trouvées en expliquant votre démarche.

Vais-je obtenir une réponse de la part des services compétents ?

Si la société que vous contactez par l’intermédiaire d’un courrier électronique se préoccupe de la satisfaction de sa clientèle, bien évidemment que oui. Néanmoins, nous sommes incapables de vous donner une estimation du temps de réponse puisque ceci va dépendre de plusieurs facteurs. Certaines entreprises vous communiquent leur temps de réponse moyen. Habituellement, il faut tout de même patienter quelques jours avant de recevoir une réponse. Si vous patientez depuis plus d’une semaine, nous vous conseillons vivement d’entrer en relation avec le service clients. Il se peut que le mail n’ait pas été reçu. Pour éviter ce genre de déconvenue, des entités ont mis en place l’envoi de courriels automatiques afin d’avertir les clients de la bonne réception de leur message par leurs équipes.